Saison des procurations 2021 : Glass Lewis met à jour ses lignes directrices

Après la publication par Institutional Shareholder Services (ISS) de ses lignes directrices mises à jour plus tôt ce mois ci, Glass Lewis (GL) a mis à jour ses lignes directrices sur le vote par procuration pour la saison des procurations 2021. Outre un certain nombre de modifications explicatives, les mises à jour de GL ont trait à différentes politiques : diversité de genre au sein du conseil, compétences et renouvellement du conseil, surveillance des risques environnementaux et sociaux, expertise financière des membres du comité d’audit, divulgation de l’information sur la présence des administrateurs aux réunions des comités et sur les réunions, clauses d’élection de for, changements de territoire de constitution, propositions d’actionnaires/de la direction visant les questions environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) et pratiques de divulgation déficientes. À moins d’indication contraire, les lignes directrices révisées sont généralement applicables aux assemblées tenues après le 1^er janvier 2021.

Diversité de genre au sein du conseil

GL a étendu sa politique existante sur la diversité de genre au sein du conseil aux émetteurs inscrits à la cote de la TSX. À compter de 2021, GL jugera préoccupante la situation des conseils au sein desquels siègent moins de deux administratrices et, à compter du 1^er janvier 2022, GL recommandera, de façon générale, de voter contre le président du comité des mises en candidature en pareil cas. En ce qui a trait aux conseils composés de six administrateurs ou moins, la politique existante de GL exigeant qu’au moins un siège soit occupé par une femme continuera de s’appliquer.

Conformément à ses politiques existantes, GL continuera de recommander de voter contre le président du comité des mises en candidature dans les cas où aucun siège n’est occupé par une femme et que le conseil n’a pas fourni d’explication suffisante ni divulgué de plan pour remédier au manque de diversité.

GL continuera de passer attentivement en revue l’information des sociétés concernant les questions de diversité dans le cadre de la formulation de ses recommandations. GL a précisé qu’une société disposant d’une politique en matière de diversité dotée de modalités précises et de cibles claires ou d’information relative au calendrier du conseil visant l’augmentation du nombre des femmes en son sein pourrait atténuer une recommandation de vote autrement défavorable.

Compétences du conseil

À compter de 2021, GL pourrait recommander de s’abstenir de voter pour le président du comité des mises en candidature si le conseil n’a pas réglé les principales questions liées à la composition du conseil, dont la diversité des compétences et de l’expérience des administrateurs ne faisant partie de la direction. Les émetteurs devraient consulter l’annexe sur les compétences du conseil de GL (en anglais seulement) pour avoir un aperçu des compétences dont tient compte GL en lien avec certains secteurs clés dans le cadre de son analyse des élections d’administrateurs des émetteurs à grande capitalisation inscrits à la cote de la TSX; aucun changement n’a été apporté à la grille des compétences du conseil de GL depuis janvier 2020.

Renouvellement du conseil

À compter de 2021, GL pourrait recommander de s’abstenir de voter pour le président du comité des mises en candidatures si, en plus d’autres préoccupations touchant la gouvernance et le rendement du conseil, le mandat moyen des administrateurs ne faisant pas partie de la direction est de 10 ans ou plus et qu’aucun nouvel administrateur indépendant ne s’est ajouté au conseil au cours des 5 derniers exercices.

Surveillance des risques environnementaux et sociaux exercée par le conseil

À compter de 2021, GL jugera la situation préoccupante lorsque le conseil d’une société inscrite à l’indice S&P/TSX 60 ne fournit pas d’information claire à propos de la surveillance exercée par les administrateurs sur les questions environnementales et sociales et, à partir des assemblées tenues à compter du 1^er janvier 2022, GL recommandera, de façon générale, de s’abstenir de voter pour le président du comité gouvernance d’une société inscrite à l’indice S&P/TSX 60 qui ne fournit pas cette information.

Dans le cadre de son évaluation du rôle du conseil lié à la surveillance des questions environnementales et sociales, GL examinera la circulaire de sollicitation de procurations et les documents de gouvernance d’une société (p. ex. les chartes des comités) afin de déterminer si les administrateurs maintiennent un niveau de surveillance significatif des incidences et des risques associés aux questions environnementales et sociales et s’ils en assument la responsabilité.

Conformément à sa politique existante, en 2021, GL pourrait recommander de s’abstenir de voter pour les membres du conseil responsables de la surveillance des risques associés aux questions environnementales et sociales lorsqu’elle estime qu’une société n’a pas géré ou atténué adéquatement ces risques au détriment de la valeur pour les actionnaires ou lorsque cette mauvaise gestion a menacé la valeur pour les actionnaires. À défaut d’une surveillance explicite exercée par le conseil sur les questions environnementales et sociales, GL pourrait recommander de s’abstenir de voter pour les membres du comité d’audit.

Expertise financière des membres du comité d’audit

À compter de 2021, GL examinera plus rigoureusement le niveau d’expertise financière au sein du comité d’audit des émetteurs inscrits à la cote de la TSX et manifestera sa préoccupation lorsqu’un comité d’audit ne compte pas au moins un membre doté d’une expérience à titre de comptable professionnel agréé ou de chef des finances ou d’une expérience semblable à titre de contrôleur d’entreprise, ou encore d’une expérience significative indéniable dans la surveillance de ces fonctions à titre de membre de la haute direction aux échelons les plus élevés. GL s’abstiendra néanmoins, de façon générale, de formuler des recommandations uniquement sur cette base en 2021, sauf s’il existe d’autres préoccupations quant au rendement du comité d’audit. 

GL considérera, de façon générale, que les membres du comité sont des « experts financiers » s’ils remplissent les critères de la définition de GL en ce qui a trait à l’expérience des questions en matière de finances, d’audit et de gestion des risques aux termes de son annexe sur les compétences du conseil (en anglais seulement).

Information sur la présence des administrateurs aux réunions des comités et sur les réunions

Tel qu’il a été annoncé l’année dernière, en 2021, GL recommandera de s’abstenir de voter pour le président du comité de gouvernance des sociétés inscrites à la cote de la TSX lorsque les registres de présence aux réunions du conseil et des comités ne sont pas communiqués et que le nombre de réunions du comité d’audit qui ont été tenues au cours du dernier exercice n’est pas divulgué. GL recommandera de s’abstenir de voter pour le président du comité d’audit lorsque le comité d’audit ne s’est pas réuni au moins quatre fois au cours de l’exercice.

Clauses d’élection de for

À l’instar d’ISS, GL a adopté une nouvelle politique à l’égard des propositions du conseil visant l’adoption de clauses d’élection de for. GL estime, de façon générale, que les clauses d’élection de for ne sont pas dans l’intérêt des actionnaires. Par conséquent, GL recommandera de voter contre toute modification des règlements administratifs ou des statuts constitutifs visant à adopter des clauses d’élection de for, sauf si une société : 

• présente une argumentation convaincante démontrant que les clauses avantageraient les actionnaires; 
• fait la preuve d’un abus de procédure dans les territoires de compétence qu’elle n’a pas choisis; 
• circonscrit ces clauses aux risques visés; et 
• possède de solides antécédents de bonnes pratiques en matière de gouvernance.

Si un conseil cherche à obtenir l’approbation des actionnaires à l’égard d’une clause d’élection de for aux termes d’une modification d’un règlement administratif regroupée dans une proposition visant plusieurs clauses (plutôt qu’une proposition distincte), GL évaluera l’importance des autres clauses regroupées pour formuler sa recommandation de vote sur la proposition.

Changement de territoire de constitution

GL a élargi son analyse de la structure de gouvernance et du droit de vote des actionnaires pour se pencher sur les propositions demandant un changement du territoire de constitution d’une société (ce que l’on appelle habituellement une « prorogation » et qui impose à une société de cesser ses activités en tant qu’entité d’une province canadienne en faveur d’une autre province ou d’un autre territoire). 

Lorsqu’un cas de prorogation est soumis aux actionnaires à une assemblée annuelle ou à une assemblée extraordinaire, GL s’attendra à ce que la société présente aux actionnaires une comparaison des différences substantielles entre les deux territoires. GL continuera d’analyser ces propositions au cas par cas et décidera si la proposition de prorogation est, tout compte fait, dans les intérêts de la société et de ses actionnaires.

Propositions concernant les questions ESG

En 2021, GL continuera d’appuyer les résolutions des actionnaires visant à renforcer les structures de gouvernance des sociétés et continuera de voter au cas par cas sur les résolutions des actionnaires liées aux questions environnementales et sociales (tenant compte de l’importance financière relative). 

GL recommandera, de façon générale, de voter pour les résolutions qui, à son avis, favoriseront une divulgation plus importante et de meilleure qualité des facteurs de risque pertinents lorsque cette divulgation est inadéquate ou qui autrement serviront les intérêts à long terme des actionnaires. Si GL estime qu’une société n’a pas bien géré les questions environnementales et sociales, elle manifestera, de façon générale, ses préoccupations et pourrait recommander aux actionnaires de manifester ces préoccupations au moment de voter sur toute proposition de la direction ou d’actionnaire applicable.

Pratiques de divulgation déficientes

GL a adopté une politique de vote plus stricte à l’égard des sociétés dont les pratiques de divulgation sont déficientes, imprécises, dépassées ou contradictoires. GL inclura dans son évaluation la qualité et la clarté de la divulgation de l’information des sociétés régies par la LCSA en ce qui concerne le taux de représentation des « groupes désignés » aux niveaux du conseil et de la direction et tiendra le président du comité de gouvernance responsable de ces pratiques déficientes. 

Plus précisément, GL recommandera de s’abstenir de voter pour le président du comité de gouvernance lorsque le conseil aura fourni de l’information déficiente, contradictoire ou dépassée relativement à des questions clés (comme l’identité de son président, les opérations entre personnes apparentées, la composition des comités clés, l’appartenance à d’autres comités d’administration et autres renseignements nécessaires pour que les actionnaires évaluent adéquatement le conseil).

Modifications explicatives

GL a aussi apporté un certain nombre de modifications explicatives à l’égard de ses politiques sur la rémunération des membres de la haute direction et sur d’autres questions de gouvernance, dont celles-ci :

Classification de l’indépendance. GL a précisé qu’elle considérerait les employés des actionnaires importants et les personnes explicitement désignées de ces actionnaires comme des « membres du même groupe ». GL considérera les employés d’un actionnaire véritable principal d’une société ou d’une partie ayant un intérêt du fait d’une relation financière importante (opérations entre personnes apparentées) comme des membres du même groupe pendant une période de trois ans suivant la date de leur cessation d’emploi auprès de cette partie, tant que la partie continue d’entretenir une relation avec la société.

Exceptions à la politique sur le cumul des mandats à l’égard des administrateurs de sociétés de capital de risque. GL a précisé que sa politique existante sur le cumul des mandats des administrateurs (aux termes de laquelle GL recommandera, de façon générale, de s’abstenir de voter pour les administrateurs faisant partie de la direction qui siègent au conseil de plus de deux sociétés ouvertes et pour tout autre administrateur qui siège au conseil de plus de cinq sociétés ouvertes) ne s’appliquerait pas aux administrateurs faisant partie de la direction qui siègent au conseil d’au plus cinq sociétés inscrites à la cote de la Bourse de croissance TSX ni à tout administrateur ne faisant pas partie de la direction qui siège au conseil d’au plus neuf sociétés de capital de risque. En outre, GL a ajouté NEO Bourse Aequitas à sa liste de petites bourses (qui n’incluait précédemment que la Bourse des valeurs canadiennes) auxquelles s’appliqueront ses lignes directrices visant les sociétés de capital de risque.

Rendement du comité de la rémunération. GL a précisé que la réélection d’un membre du comité de la rémunération à une assemblée annuelle serait examinée scrupuleusement si le conseil ne proposait pas de vote consultatif sur la rémunération aux actionnaires. 

Rémunération incitative :

• GL a codifié des facteurs supplémentaires dont elle tiendra compte au moment d’évaluer le régime de rémunération incitative à court terme d’une société, dont la divulgation claire des arguments justifiant des modifications importantes de la structure du régime de rémunération incitative à court terme de la société, ainsi que les cas où les objectifs de rendement ont été abaissés par rapport à l’exercice antérieur. En outre, GL a élargi sa description de l’« application du pouvoir discrétionnaire du rajustement à la hausse » pour y inclure les cas de périodes de rendement calculé au prorata rétroactivement.
• GL a aussi codifié des facteurs supplémentaires dont elle tiendra compte au moment d’évaluer le régime de rémunération incitative à long terme d’une société, notamment en établissant que l’attribution d’une prime octroyée en fonction du rendement inappropriée constitue un critère pouvant, en présence d’autres préoccupations majeures, contribuer à une recommandation négative. De plus, les décisions de procéder rétroactivement à l’attribution de primes octroyées en fonction du rendement pourraient mener à une recommandation de vote négatif, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

Échanges et modification du prix des options. GL a précisé que, dans le cadre de son évaluation des propositions d’échanges et de modification du prix des options et compte tenu de toute exception à son opposition générale à ces propositions, elle mettra l’accent sur l’importance d’exclure les administrateurs et les membres de la direction du programme et sur le fait que le programme doit être neutre du point de vue de la valeur ou créateur de valeur.

Méthodologie appliquée aux groupes de référence. GL a précisé que, dans le cadre de la détermination des groupes de référence utilisés dans sa notation par lettres (« A » à « F ») appliquée à la rémunération en fonction du rendement, elle a employé une méthodologie exclusive aux termes de laquelle elle examine (sur une base pondérée assujettie à un classement et à une vérification fondés sur la taille) les sociétés homologues par pays et par secteur, de même que le groupe de sociétés homologues que les sociétés fournissent elles-mêmes (qui peut différer du groupe de référence choisi aux termes de la méthodologie de GL en raison de la nature subjective du choix des groupes de référence).

Lignes directrices applicables aux assemblées uniquement virtuelles en lien avec la COVID 19

À titre de rappel, les lignes directrices sur les assemblées générales annuelles uniquement virtuelles (en anglais seulement) en lien avec la COVID-19 que GL a précédemment publiées s’appliquent uniquement aux assemblées tenues entre le 1er mars et le 30 juin 2020. En ce qui concerne les assemblées tenues en dehors de cette période, GL est revenue à ses lignes directrices pré-COVID-19, aux termes desquelles elle recommandera de s’abstenir de voter pour les membres du comité de gouvernance d’une société lorsque cette société cherche à tenir une assemblée virtuelle uniquement, à moins que la société ne fournisse des renseignements exhaustifs (garantissant aux actionnaires qu’ils disposeront des mêmes droits et des mêmes possibilités de participer à l’assemblée que s’ils y participaient en personne) et les protections correspondantes aux actionnaires.

Selon les investisseurs institutionnels qu’ils comptent parmi leurs actionnaires, les émetteurs voudront également tenir compte des recommandations de vote émises par d’autres actionnaires institutionnels qui pourraient, dans certains cas, aller plus loin que les lignes directrices de GL. Les lignes directrices concernant les circulaires de sollicitation de procurations de 2021 de GL peuvent être consultées ici (en anglais seulement).